Samodejni odgovor o odsotnosti iz pisarne
Imam pač srečo, da lahko vsak dan preberem en kup obvestil o odsotnosti iz pisarne, zato občasno dobim idejo, da bi napisala kaj o teh samodejnih odgovorih. Seveda so to samo moja priporočila, ki se jih ni treba držati ;)
Kaj je namen samodejnega odgovora? Povedati želite, da ste odsotni, najbrž tudi, kdaj boste spet prisotni, kako vas je mogoče doseči (če sploh), morda še, kdo vas nadomešča (če vas), in podobno.
Pred vklopom samodejnega odgovora zato preverite podatke v sporočilu - popravite datum, ki ste ga vnesli ob prejšnji odsotnosti, posodobite telefonske številke, preverite morebitne povezave in e-naslove. Zastareli kontaktni podatki imajo lahko celo negativen učinek, saj vas lahko poslovnim partnerjem predstavijo kot neresno in neodgovorno osebo. Če bo sporočilo preusmerjeno, povejte tudi to.
Če ste samodejni odgovor pripravili tudi v tujem jeziku, preverite morebitne napake. Pisanje v polomljeni angleščini ne sporoča nič dobrega o vas niti slovenskim prejemnikom obvestila.
Premislite, katere podatke morate nujno zapisati. Ste prepričani, da morate navesti, kje točno ste, deliti podrobnosti o svojih medicinskih posegih ali razlagati načrte o poročnem potovanju? Res? Tudi zasebna telefonska številka lahko ostane skrita poslovnim partnerjem, seznam e-naslovov celotnega podjetja pa bi lahko najbrž zamenjali s splošnejšim, "info" naslovom (če se ga redno preverja in nato preusmerja na ustreznejše naslove) ali pa, jasno, z e-naslovom osebe, ki vas nadomešča.
Včasih to sicer ni možno, ampak vendarle: poskusite samodejni odgovor o odsotnosti vklopiti le, ko je res nujen.
PS: Zdi se mi, da sem pozabila, kako pisati :O
5 komentarjev:
FUL pazim, kaj piše v odgovoru o odsotnosti, sploh si ne znam predstavljati drugače ...
Nisem vedela, da gre za zanimivo, pravzaprav raziskave vredno vrsto besedila :-)
Hihi, sem imela pripravljen en malo manj nasvetast zapis z opisi stvari, ki so po mojem mnenju napake. Mogoče ga preuredim in objavim.
Nikakor pa ni fajn, da sredi maja 2012 pišeš, da se vrneš v pisarno septembra 2011, ali objaviš mejl osebe, ki te nadomešča, ampak ker si nekaj narobe poklikal, se bo mejl poslal nekomu drugemu.
No, seveda pa je tu še angleščina, ki kar boli ;D
Se kar strinjam. Sem pa vseeno prizanesljiva do raznih napak, ker obstaja vsaj en program za elektronsko pošto (kaj pa vem, recimo tisti, ki ga imamo v službi mi), pri katerem se nikakor ne da povečati okenca, v katerega napišeš odgovor o odsotnosti. In potem ne veš, da je v njem še star odgovor z zastarelimi kontakti ali kaj sličnega.
Ctrl+A, potem pa Delete bi lahko rešil probleme :)
V bistvu se mi zdi samo, da bi morali temu odgovoru, če naj čemu služi, nameniti malo več kot pet sekund.
Vklop samodejnega odgovora le zato, da trem znancem, ki ti bodo poslali katerega od neskončnih FW-jev, sporočiš, da te ni v pisarni, se mi pa še posebej ne zdi smiseln :D (Pa tole ne leti nate, ampak na dejstvo, da bi bilo treba premislit, če je "odgovor" sploh nujen :))
Ctrl+A bi bil fajn, če bi bilo okence vsaj tolikšno, da bi se videlo, da je nekaj že v njem. Na prazno se pa ne spomniš.
Za manj kot en teden odsotnosti sploh nič ne pišem. Sem pa lani enkrat dobila povratno sporočilo od ene gospe, da je ne bo do 11.20 tisti dan. Samo tisti dan. In to v organizaciji, kjer le redki pridejo v službo pred deseto.
Objavite komentar