Samodejni odgovor o odsotnosti iz pisarne

Imam pač srečo, da lahko vsak dan preberem en kup obvestil o odsotnosti iz pisarne, zato občasno dobim idejo, da bi napisala kaj o teh samodejnih odgovorih. Seveda so to samo moja priporočila, ki se jih ni treba držati ;)

Kaj je namen samodejnega odgovora? Povedati želite, da ste odsotni, najbrž tudi, kdaj boste spet prisotni, kako vas je mogoče doseči (če sploh), morda še, kdo vas nadomešča (če vas), in podobno.

Pred vklopom samodejnega odgovora zato preverite podatke v sporočilu - popravite datum, ki ste ga vnesli ob prejšnji odsotnosti, posodobite telefonske številke, preverite morebitne povezave in e-naslove. Zastareli kontaktni podatki imajo lahko celo negativen učinek, saj vas lahko poslovnim partnerjem predstavijo kot neresno in neodgovorno osebo. Če bo sporočilo preusmerjeno, povejte tudi to.

Če ste samodejni odgovor pripravili tudi v tujem jeziku, preverite morebitne napake. Pisanje v polomljeni angleščini ne sporoča nič dobrega o vas niti slovenskim prejemnikom obvestila.

Premislite, katere podatke morate nujno zapisati. Ste prepričani, da morate navesti, kje točno ste, deliti podrobnosti o svojih medicinskih posegih ali razlagati načrte o poročnem potovanju? Res? Tudi zasebna telefonska številka lahko ostane skrita poslovnim partnerjem, seznam e-naslovov celotnega podjetja pa bi lahko najbrž zamenjali s splošnejšim, "info" naslovom (če se ga redno preverja in nato preusmerja na ustreznejše naslove) ali pa, jasno, z e-naslovom osebe, ki vas nadomešča.

Včasih to sicer ni možno, ampak vendarle: poskusite samodejni odgovor o odsotnosti vklopiti le, ko je res nujen.

 

PS: Zdi se mi, da sem pozabila, kako pisati :O